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With the ExtranetBw, the Bundeswehr provides information for all soldiers, employees and relatives - regardless of their IT equipment and the location of access. The first expansion stage YNSIDE was successfully activated in May.

blankDie Bundeswehr setzt bereits seit geraumer Zeit auf vernetztes digitales Arbeiten und die BWI als ihr Digitalisierungspartner sorgt für Aufbau und Betrieb der dafür notwendigen Infrastrukturen sowie der technischen Plattformen und Services. Nicht zuletzt die Corona-Pandemie hat auf breiter Basis gezeigt, welchen enormen Stellenwert robuste und resiliente digitale Infrastrukturen für ortsunabhängiges, vernetztes Arbeiten und damit für die volle Leistungs- und Einsatzfähigkeit von Organisationen haben.

Umso mehr ist es für die Bundeswehr zunehmend von zentraler Bedeutung, Daten und Informationen aus dem bundeswehreigenen Intranet Nutzerinnen und Nutzern ohne Zugang zur dienstlichen IT, externen Personen wie Reservisten, Vertretern von Partnerunternehmen, Lehrgangsteilnehmern oder auch Familienmitgliedern zugänglich zu machen. Hier gilt es, eine Fähigkeitslücke zu schließen. Denn noch gibt es allein in der Bundeswehr viele potenzielle Nutzerinnen und Nutzer, die nicht auf bundeswehreigene IT-Ausstattung zurückgreifen können und aufgrund des Verbotes der Nutzung privater IT-Ausstattung zu dienstlichen Zwecken keinen Zugriff auf Inhalte des Intranets haben.

Aus diesem Grund hat das Bundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr (BAAINBw) die BWI im Oktober 2021 damit beauftragt, im Rahmen des Projekts „ExtranetBw“ eine entsprechende IT-Plattform aufzubauen, die Bundeswehrangehörige mit Nutzerinnen und Nutzern außerhalb des eigenen IT-Systems vernetzt. Die Ziele: zeitgemäße Mitarbeiterkommunikation, organisationsübergreifender Datenaustausch, digitale Kommunikation und Kollaboration zwischen internen und externen Nutzern, arbeitsplatzunabhängige Teilnahme an digitalen Prozessen sowie die flexible Nutzung von Bildungsangeboten.

First milestone was reached as planned

Aufgrund der Komplexität und des Umfangs der Anforderungen sieht der Plan zur Einführung des ExtranetBw eine schrittweise Bereitstellung der Plattform und ihrer Funktionalitäten vor. Am 17. Mai 2022 wurde planmäßig die erste Ausbaustufe dieses für die Bundeswehr wichtigen Digitalisierungsprojekts realisiert. Daran haben BWI und Bundeswehr gemeinsam mit einem Team von Hardware- und Softwarespezialisten und IT-Projektmanagern gearbeitet. Das neue Informations- und Serviceportal YNSIDE stellt Beiträge bis zur Einstufung „offen“ (also nicht öffentlich) sowohl auf dienstlichen als auch – und das ist neu – auf privaten Smartphones, Tablets oder PCs der Soldatinnen und Soldaten, aktiven Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Bundeswehr bereit. Damit die Informationen geschützt werden und nur Berechtigte zugreifen können, wurde ein entsprechender Registrierungs- und Anmeldeprozess bereitgestellt.

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YNSIDE is used to provide servicewomen and men with helpful information (Photo: Bundeswehr/Jonas Weber)

In addition to current news from the troops and download archives, there will also be FAQs and infographics as well as service texts and content on practical issues for practical, technical and official matters: for example care and health care.

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Users also have the option of commenting on contributions and thus promoting dialogue and exchange within the Bundeswehr, introducing their own desired topics and further improving the provision of information. All articles are created and maintained by the Bundeswehr editorial association. YNSIDE will change the information supply in the Bundeswehr and has already significantly increased the proportion of those authorized to access, especially among Bundeswehr employees who do not have official IT: Just two weeks after the publication of the new platform, more than 5,000 users with private IT registered and almost 350,000 portal visits have already been recorded.
Zeitgemäße Technologien für Teilhabe und Datensicherheit

In der Zielausbaustufe ExtranetBw werden weitere Sicherheitsanforderungen an ein eigenständiges und vom Intranet der Bundeswehr getrenntes System umgesetzt und die Vorbereitungen für eine zukünftige Integration auf einer Cloudumgebung geschaffen. Die Möglichkeit der cloudbasierten Bereitstellung von Daten wird derzeit in Zuständigkeit des BAAINBw vorbereitet. Wichtig ist hierbei eine vollständige physische Trennung zwischen der Intranet-Informationsarchitektur und dem ExtranetBw. So soll sichergestellt werden, dass Informationen nicht ungewollt abfließen können und dass es nicht möglich ist, in die Intranetstruktur einzudringen, um beispielsweise Schadsoftware einzuschleusen. Um nutzerspezifische Inhalte zielgerichtet verwenden zu können, wird eine eigene Nutzerverwaltung aufgebaut, die einzelnen Nutzergruppen unterschiedliche Zugriffsrechte innerhalb des ExtranetBw zuweisen kann.

Perspective: More applications, larger user group

Mit der Bereitstellung von YNSIDE haben BAAINBw und BWI ein wichtiges Etappenziel erreicht. Bis 2024 werden sukzessive weitere Anwendungen wie beispielsweise Secure-File-Sharing-Dienste und Social-Media-Komponenten bereitgestellt und der Kreis der Nutzenden auf z. B. Reservistinnen und Reservisten, Familienangehörige oder auch externe Lehrgangsteilnehmende erweitert.

Das ExtranetBw ist somit viel mehr als ein rein technisch angelegtes Projekt: Am Ende geht es darum, möglichst viele Menschen niederschwellig, aber in Einklang mit den Sicherheitserfordernissen in das Netzwerk der Bundeswehr einzubinden und über eine funktionierende organisationsübergreifende Zusammenarbeit den Teamgeist, Zusammenhalt und nicht zuletzt die Attraktivität der Bundeswehr als Arbeitgeber zu stärken.

Technical Councilor Rüdiger Ortseifenis responsible for the IT project ExtranetBw in BAAINBw.Michael Bernards arbeitet als Projektleiter YNSIDE bei der BWI GmbH.