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Als Digitalisierungspartner der Bundeswehr sorgt die BWI nicht nur für den sicheren IT-Betrieb, sondern digitalisiert auch administrative Prozesse innerhalb der Streitkräfte. Gemeinsam mit der Bundeswehr erprobt die BWI-Innovationseinheit Schmiede Lösungen für eine smarte Verwaltung.

Wie lassen sich Verwaltungsprozesse durch digitale Anwendungen verbessern? Unter anderem mit dieser Frage beschäftigt sich unsere Innovationseinheit Schmiede. Die Vision der Schmiede ist es, als Coding Force Bw administrative Aufgaben in der Bundeswehr zu digitalisieren und zu automatisieren. Dabei liegt der Fokus auf der Entwicklung von Software für private und dienstliche Endgeräte der Bundeswehrangehörigen.

Onboarding per App

Werden Soldatinnen und Soldaten in eine neue Dienststelle versetzt, erhalten sie bisher für das persönliche Onboarding einen analogen, nicht personalisierten Laufzettel. Damit müssen dann Unterschriften gesammelt werden als Nachweis dafür, dass die Stationen im Onboarding durchlaufen wurden. Häufig ist unklar, welche der aufgelisteten Stationen die Soldaten jeweils anlaufen müssen, in welcher Reihenfolge oder wo sie die entsprechenden Büros finden.

Um diesen Prozess zu vereinfachen, hat die Schmiede zusammen mit dem Kommando Cyber- und Informationsraum (KdoCIR) und dem Zentrum für Digitalisierung der Bundeswehr und Fähigkeitsentwicklung CIR in einem gemeinsamen Innovationsvorhaben den „Onboarding Assistent Bw“ entwickelt. Der Assistent ist ein Zusammenspiel aus einer App für Nutzer und einer Webanwendung für die S1-Personalabteilung. Die Personalabteilung kann mithilfe der Webanwendung einen individuellen und verschlüsselten QR-Code erstellen und ihn an zuversetzte Soldaten übermitteln. Über diesen melden die Soldaten sich zu ihrem personalisiertes Onboarding in der App an. Sie sehen auf einen Blick, welche Station sie in welcher Reihenfolge besuchen müssen. Ihr Fortschritt wird getrackt und an die Personalabteilung übermittelt. Gibt es Probleme, kann die Abteilung unmittelbar eingreifen und hat die Möglichkeit, persönlich Kontakt aufzunehmen.

Die erste Testphase des digitalen Onboardings ist bereits erfolgreich abgeschlossen. Als nächstes steht jetzt der ausschlaggebende Feldversuch im KdoCIR mit konkreten Nutzerdaten an. Anschließend wird für den Onboarding Assistent Bw geprüft, ob eine Verstetigung in der Bundeswehr eingeleitet werden kann mit dem Ziel, den Assistenten zukünftig der gesamten Bundeswehr zur Verfügung zu stellen.

Digitale Schadensmeldung

Die digitale Transformation bietet auch in vielen anderen Bereichen Vorteile. Was passiert zum Beispiel, wenn der Bürostuhl defekt ist oder das Treppengeländer wackelt? Möchten Angehörige der Bundeswehr einen Schaden in und an einer Liegenschaft übermitteln, geht das bislang nur über einen Anruf oder per E-Mail von einem Dienstrechner aus an die Auftrags- und Störungsannahmestelle (ASA) im Bundeswehr-Dienstleistungszentrum.

Wie dieser Prozess digitalisiert werden könnte, hat die Schmiede in einem Innovationsvorhaben aufgezeigt. Dafür entwickelte das Team eine Anwendung, auch für mobile Endgeräte: Über eine Webanwendung gelangen Nutzer zu einem vorkonfigurierten Formular. Darüber lässt sich direkt angeben, in welcher Liegenschaft der Schaden zu finden ist und um welche Schadenskategorie es sich handelt. Ist ein Schaden gemeldet, erhält die ASA die Meldung des Schadens und kann ihn direkt in der Webanwendung bearbeiten. Der Schadenmelder erhält anschließend automatische Updates zum Bearbeitungsstand in seinem Profil innerhalb der Webanwendung.

Die Anwendung erleichtert nicht nur den Meldevorgang und dessen Bearbeitung, sondern erhöht durch den geringeren Aufwand auch die Wahrscheinlichkeit, dass ein Schaden gemeldet wird. Die digitale Schadensmeldung befindet sich momentan in einer ersten Testphase.

Patientenfeedback via QR-Code

Optimierungsbedarf gibt es auch beim Thema Patientenfeedback in der Bundeswehr: Die bestehende Möglichkeit, über einen analogen Kummerkasten Feedback zu geben, nutzen nur sehr wenige Patienten. Das hat zur Folge, dass für das Qualitätsmanagement die zur Analyse und Optimierung benötigten Informationen oft fehlen.

Mithilfe der Innovationseinheit Schmiede soll sich das ändern. Die Idee: Patienten können über einen QR-Code, der in der Nähe des ärztlichen Behandlungszimmers angebracht wird, mit ihrem privaten Smartphone Feedback geben. Das Feedback soll sich anonymisiert oder auf Wunsch mit persönlichen Daten an beispielsweise den Arzt oder die Ärztin übermitteln lassen. Auch dem Qualitätsmanagement sollen die Daten anonymisiert zur Verfügung stehen, damit so die Patientenversorgung analysiert und wo nötig optimiert werden kann.

Die Anwendung befindet sich derzeit noch in der Entwicklung.

Digitales Potenzial in der Verwaltung nutzen

Viele Angehörige der Bundeswehr durchlaufen täglich die verschiedensten Verwaltungsprozesse. Derzeit sind diese Vorgänge meist analog und mit hohem Kosten- und Personalaufwand verbunden. Die vorgestellten, in der Entwicklung bzw. Testphase befindlichen Softwarelösungen der Schmiede zeigen das Potenzial der digitalen Transformation in der Verwaltung – nicht nur für die Bundeswehr, sondern auch als Blaupause für andere staatliche Organisationen in Deutschland.

Jörg Plathner, Leiter Schmiede bei der BWI GmbH