Wo war noch gleich die E-Mail mit der kommentierten Version der Tischvorlage? Wie kam es zu 194 ungelesenen Nachrichten? Und wo ist eigentlich das Protokoll der letzten Referatssitzung? Mail-Flut und Datenchaos. Jeder kennt sie, die Anzeichen eines überholten Kollaborationssystems. Zumindest für die Bundeswehr wird sich das nun ändern.
Ende letzten Jahres fiel der Startschuss für das Projekt „Bundeswehrgemeinsame Kollaborationsplattform – GroupwareBw“ und damit für eine neue Arbeitswelt bei den deutschen Streitkräften. In den kommenden vier Jahren wird die BWI für die Bundeswehr eine standardisierte, moderne und skalierbare Plattform aufbauen, über die alle 190.000 zivilen und militärischen Angehörigen Daten austauschen, kommunizieren und in Echtzeit zusammenarbeiten können – und zwar vom Grundbetrieb bis zu Einsätzen und Übungen.
Einheitliche Tool- und Prozesslandschaft
Als technische und organisatorische Klammer wird die neue Kollaborationsplattform die heute existierenden Applikationen zu einer Tool- und Prozesslandschaft harmonisieren, erweitern und modernisieren. Gleichzeitig ist GroupwareBw ein wichtiger Meilenstein für die „Digitale Agenda“ der Bundeswehr. Die Plattform mit ihren auf Microsoft-Produkten aufbauenden Basisdiensten wird die Grundlage schaffen, um IT-Services, wie zum Beispiel die E-Akte, E-Vorgangsbearbeitung, E-Zusammenarbeit, De-Mail sowie Dokumenten- und Wissensmanagement, zu entwickeln beziehungsweise weiterzuentwickeln.
Mit der Einführung von einheitlichen Standardlösungen, die sowohl ressortübergreifend im Bund als auch bei der NATO etabliert sind, soll die neue Plattform auch die Zusammenarbeit mit strategischen Partnern erleichtern.
Digitale Arbeitsweisen etablieren
Den Nutzerinnen und Nutzern in der Bundeswehr wird die neue Plattform digitale Arbeitsweisen ermöglichen, indem sie dazu beiträgt, Medienbrüche zu reduzieren und Prozesse zu vereinfachen. Neue Arbeitsweisen lassen sich aber nur mit den Menschen in einer Organisation erfolgreich realisieren. Eine Plattform wie GroupwareBw bietet lediglich die technische Grundlage. Nur mit der Unterstützung von Nutzern und Führungskräften können Prozesse und Arbeitsroutinen neu, nämlich digital, gedacht werden. Digital denken bedeutet, die technischen und digitalen Möglichkeiten zu erkennen und für die Bundeswehr nutzbar zu machen.
Um bei den Nutzerinnen und Nutzern die notwendige Kompetenz zu schaffen, begleitet die Bundeswehr die technische Einführung durch ein Veränderungsmanagement und Ausbildungsmaßnahmen. Ein neu gegründetes Kompetenzzentrum im Organisationsbereich Cyber- und Informationsraum wird das notwendige Wissen langfristig und nachhaltig verankern und die Nutzer über die Projektlaufzeit begleiten.
Autor: Matthias Wille, Projektleiter GroupwareBw bei der BWI GmbH
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